Cuando hay que realizar un mantenimiento del orden y evitar pérdidas de los productos, el método FIFO es una de las técnicas más eficaces y fáciles de llevar a la práctica. El método FIFO recibe su nombre del acrónimo del inglés First In, First Out, que significa primero en entrar primero en salir y se ha convertido en toda una norma básica para un gestionar cualquier tipo de mercancía o cualquier tipo de artículo cuya vida útil esté determinada.
La idea es simple: los productos que entran primero deben ser los que salgan primero o se utilicen previamente. De este modo se garantiza una buena rotación de productos, se favorece al máximo evitar el deterioro del producto y, en definitiva, se asegura que no se pierda ritmo en el uso de los recursos.
A continuación verás cómo funciona el método FIFO, porqué se recomienda y cómo puedes aplicarlo de forma práctica y sencilla en distintas situaciones.
¿Qué es el método FIFO y qué significa?
El método FIFO o «primero en entrar, primero en salir» es una forma de organizar su contenido. El nombre proviene del acrónimo en inglés First In, First Out y tiene como objetivo que los primeros productos que entren a un lugar, sean los primeros que en él salgan para que los productos más viejos no queden en el fondo y así evitar pérdidas o deterioro a causa de un paso de tiempo prolongado.
Dicho de una manera más simple, el método FIFO define un orden lógico, ya que lo que se deposita primero debe se utilizado antes que lo que acaba de ingresar. Es un método muy utilizado en distintos ámbitos pues garantizar la rotación de los productos, el orden y un buen aprovechamiento de los recursos.
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Origen y concepto detrás del método FIFO
El método FIFO no es actual, dado que obedece a una necesidad que bien han intentado las empresas y organizaciones: un orden en el seguimiento de productos. Desde hace décadas se le aplica en campos donde los mensajes rotan, en especial, cuando hay artículos con caducidad o que sólo tienen un ciclo de vida limitado. Al fin y al cabo, este principio de operación tan sencillo se fue urdiendo en una de las reglas básicas para organizar bien la mercancía.
La idea que acompaña el FIFO es fácil de entender, pues los elementos que se incorporan y se representan primero tendrán que ser usados o sacados primero. De este modo, se conseguiría seguir un orden natural y prevenir que los productos más antiguos se queden finalmente en el fondo o, aún más grave, se acumulen sin ser utilizados. De aquí su extensión y su uso en otros campos; su sencillez y eficacia han dado lugar a la vacuna de que los mensajes que no se han utilizado en un período determinado deben ser ordenados por su correcta secuencia cronológica y, en consecuencia, convertirse en un estándar que garantice tanto el orden del material como su utilizar en el entorno que se considera.
Cómo funciona el método FIFO paso a paso
Para que el método FIFO (First In, First Out) sea realmente efectivo, hay que trabajar en una secuencia organizada que permita mantener la rotación de productos sin generar confusiones ni errores en el inventario. Estos son los pasos básicos, con más detalles y recomendaciones:
1. Colocación inicial
En el momento de recibir o ingresar los productos, es fundamental colocarlos siguiendo un orden claro. Lo más común es situar los productos nuevos en la parte posterior de la estantería o en el nivel inferior, dejando los más antiguos accesibles en la parte frontal o superior.
La clave está en que lo recién llegado nunca tape ni oculte lo que ya estaba almacenado. Así se asegura que los artículos con más tiempo de permanencia sean los primeros en salir.
Consejo práctico: en almacenes grandes, se pueden usar flechas, etiquetas de colores o divisores físicos para marcar las áreas de productos antiguos y recientes.
2. Identificación de tiempos
Para facilitar la rotación, conviene marcar claramente las fechas de ingreso de cada lote. Esto puede hacerse con etiquetas adhesivas, códigos de barras o incluso sistemas digitales de gestión de inventarios.
Al tener una referencia temporal, es más fácil identificar cuáles son los productos que deben despacharse primero y evitar que se acumulen artículos caducados o en mal estado.
Ejemplo: en un supermercado, las bebidas con fecha de ingreso de agosto deberían colocarse delante de las de septiembre, de manera que el personal y los clientes tomen primero las que tienen más tiempo almacenadas.
3. Uso ordenado
Cuando se retira un producto para su venta, consumo o distribución, siempre debe elegirse el más antiguo. De esta manera, los productos nuevos se quedan en espera hasta que sea su turno.
Esto evita que artículos antiguos queden olvidados en el fondo del almacén y asegura un flujo natural en la gestión de inventarios.
Dato importante: este paso requiere disciplina constante por parte del personal encargado. Si alguien rompe la cadena y toma productos nuevos antes que los viejos, el sistema se desordena.
4. Revisión periódica
Aunque se sigan las reglas, es normal que algunos productos se desplacen, queden rezagados o se mezclen con lotes nuevos. Por eso es necesario realizar inspecciones regulares para verificar que el orden se mantiene y que no hay artículos olvidados.
Recomendación: establecer un calendario de revisiones semanales o mensuales según el tipo de negocio. En productos perecederos como alimentos o medicinas, la revisión debe ser más frecuente.
5. Apoyo tecnológico
Hoy en día, existen softwares de gestión de inventarios que permiten automatizar el método FIFO. Estos sistemas registran fechas de ingreso, generan alertas sobre productos próximos a caducar y facilitan reportes en tiempo real. Implementar tecnología puede ser clave para empresas con un alto volumen de productos o con varias sedes.
Ejemplos prácticos del método FIFO
Una de las mejores maneras de entender el método FIFO es ver cómo se aplican situaciones del día a día. Por ejemplo, imaginemos que estamos hablando de un refrigerador de casa: si, pongamos por caso, tú traes leche, yogures o zumos, lo habitual es poner esos productos en la parte trasera y dejar en la parte delantera los ya existentes. De este modo, primero consumimos aquellos más viejos evitando con ello que se estropeen sin haber sido utilizados.
Otro ejemplo claro se puede encontrar en una estantería de productos expuestos en una tienda. Si nos llegan unas cajas nuevas de galletas, estas deben situarse por detrás de las que ya estaban exhibidas, de manera que el cliente compre primero las que ingresaron anteriormente. En negocios de gran escala, dicho soporte es facilitado por equipos para inventarios que permiten identificar qué productos han de rotar primero, logrando con ello un control más ligero y preciso.
También en el entorno de oficina se aplica el FIFO. Mientras se clasifiquen papeles, documentos u otros suministros de la oficina, aquello que se introdujo primero debe ser utilizado antes que lo reciente. En todos los casos la norma es la misma: lo primero que entra, es lo primero que sale.
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Ventajas principales del método FIFO
El método FIFO se ha convertido en una práctica muy extendida gracias a sus múltiples beneficios. Entre los más destacados se encuentran:
- Rotación constante de productos: evita que los artículos más antiguos queden olvidados o se deterioren.
- Reducción de pérdidas: disminuye el riesgo de caducidad o desperdicio innecesario.
- Aplicación sencilla: no requiere procesos complejos, solo seguir el orden de entrada y salida.
- Mayor organización visual: facilita identificar qué productos deben usarse primero.
- Disciplina y orden: fomenta un manejo más claro y ordenado en cualquier entorno.
- Adaptabilidad: puede aplicarse en diferentes contextos sin importar el tipo de producto.
Gracias a estas ventajas, el método FIFO sigue siendo una de las formas más efectivas de mantener orden y aprovechar al máximo los recursos.
Diferencias entre método FIFO y otros métodos de organización
Aunque el método FIFO es uno de los más conocidos, no es el único que existe para organizar productos. Existen otros enfoques que responden a distintas necesidades, y comprender sus diferencias ayuda a elegir el sistema más adecuado según cada caso.
Una de las principales comparaciones se hace con el método LIFO (Last In, First Out), que significa “último en entrar, primero en salir”. A diferencia de FIFO, este sistema prioriza el uso o salida de los artículos más recientes antes que los antiguos. Mientras FIFO busca mantener un orden cronológico natural y evitar acumulación de productos viejos, LIFO puede ser útil en contextos donde lo más nuevo es lo más relevante o fácil de utilizar.
Otro enfoque común es el método FEFO (First Expired, First Out), que se basa en la fecha de vencimiento de los productos. En este caso, lo más importante no es cuándo ingresó un artículo, sino cuándo caduca, lo que resulta clave en sectores donde la vida útil es el factor determinante.
En resumen, el método FIFO se centra en la antigüedad de los productos, el LIFO en la salida de lo más nuevo y el FEFO en la fecha de caducidad. Cada uno tiene su propio campo de aplicación, pero FIFO se destaca por su sencillez y por adaptarse fácilmente a distintos entornos.
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Conclusión
El método FIFO es una regla simple pero poderosa que facilita la organización de productos y asegura un mejor aprovechamiento de los recursos. Su principio de “primero en entrar, primero en salir” lo convierte en una herramienta práctica, fácil de aplicar y con grandes beneficios, desde la reducción de pérdidas hasta la creación de un sistema más ordenado y eficiente.
Aunque existen otros métodos de organización, como LIFO o FEFO, el método FIFO destaca por su versatilidad y por adaptarse a diferentes contextos de manera sencilla. Adoptarlo no solo ayuda a mantener el orden, sino que también promueve hábitos de disciplina y control que impactan positivamente en cualquier entorno. En definitiva, es una estrategia básica pero fundamental para optimizar el uso de productos y garantizar un flujo constante.
